محافظت از Worksheet ها در اکسل

در بسیاری از موارد کاربران نیاز به قرار دادن رمز بروی فایل های اکسل و یا محافظت از Worksheet ها در اکسل دارند، در اکسل قابلیت های زیادی برای خصوصی سازی و محدود کردن دسترسی کاربران به فایل های اکسل قرار داده شده است. میتوان فایل های اکسل را طوری تغییر داد که هیچ یک از فرمول ها قابل ویرایش و یا حتی دیده شدن نباشند. میتوان تنها چند سلول خاص را برای ویرایش در اختیار کاربرد قرار داد و دسترسی کاربر به مابقی سلول ها را محدود کرد. محافظت از Worksheet ها در اکسل مبحثی بسیار کاربردی برای تمام کاربران اکسل میباشد که در این مقاله به آن میپردازیم.

کاربرد محافظت از Worksheet ها در اکسل

همانطور که اشاره شد مبحث محافظت از Worksheet ها در اکسل گستره بسیاری دارد، در ادامه فهرستی از قابلیت های قرار داده شده در اکسل به منظور محافظت از Worksheet ها در اکسل ارائه شده است:

• قابلیت محدود کردن کاربر در استفاده از سلول های اکسل (حتی میتوان کاربر را تا جایی محدود کرد که نتواند سلول را انتخاب کند)
• قابلیت محدود کردن کاربر در دیدن فرمول های نوشته شده در سلول ها (شاید علاقمند باشید فرمول های نوشته شده در فایل اکسل شما توسط کاربرد دیده نشوند)
• قابلیت محدود کردن کاربر در ویرایش کامنت ها
• قابلیت دسترسی کاربر برای ویرایش سلول های دلخواه

در ادامه با هریک از موارد بالا آشنا میشویم. شکل زیر خلاصه ای از مبحث محافظت از Worksheet ها در اکسل را شان میدهد:

روش محافظت از Worksheet ها

برای شروع محافظت از شیت ها در تب Review و در گروه Changes بر روی ابزار Protect Sheet کلیک نمایید. شکل زیر مسیر این ابزار را نشان میدهد:

پس از کلیک بر روی ابزار Protect Sheet پنجره زیر ظاهر میگردد، در پنجره Protect Sheet در قسمت Allow all Users of this worksheet to در واقع شما به کاربر امکان انجام کارهایی که تیک خورده شده را در حالتی که شیت محافظت شده باشد میدهید. به شکل زیر دقت نمایید، به صورت پیشفرض دو گزینه اول تیک خورده اند، به این معنی که وقتی شیت محافظت شده باشد کاربر میتواند Select Locked Cells یعنی سلول های قفل شده را انتخاب نماید و Select Unlocked Cells یعنی کاربر میتواند سلول های قفل نشده را انتخاب نماید.

کارهایی که کاربر میتواند در زمان قفل بودن شیت انجام دهد کارهایی مانند تغییر فرمت سلول ها، فرمت سطرها و ستون ها، وارد کردن سطر و ستون جدید و یا پاک کردن سطر ها و ستون ها و همینطور استفاده از ابزار های Sort و AutoFilter میباشد، همچنین میتوان به کاربر اجازه ویرایش Object ها و Scenario ها را در زمان قفل بودن شیت ها داد.

پس از پیمودن مراحل فوق بر روی دکمه Ok کلیک نموده و در پنجره جدید (Confirm Password) مجدداً رمز مورد نظر را وارد نمایید و بر روی Ok کلیک کنید تا شیت شما به حالت Protected در بیاید.

دیده نشدن فرمول ها توسط کاربر

برای اینکه پس از قفل کردن شیت ها فرمول های نوشته شده در سلول ها دیده نشوند، کافیست بر روی سلولی که حاوی فرمول است کلیک راست نموده و گزینه Format Cells را انتخاب کنید، در پنجره Format Cells و در تب Protection تیک گزینه Hidden را بزنید، در این صورت پس از قفل شدن شیت، فرمول نوشته شده در این سلول قابل دیدن نخواهد بود.

انتخاب سلول های دلخواه برای قفل شدن

پس از قفل کردن شیت ها و پیمودن مراحل محافظت از Worksheet ها در اکسل به روش توضیح داده شده در بالا، محدودیت ویرایش سلول ها به صورت پیشفرض برای تمام سلول های اکسل ایجاد میگردد. حال ممکن است شما بخواهید کاربران بتوانند سلول های خاصی را ویرایش کنند،  برای اینکه پس از قفل کردن شیت ها برخی سلول های خاص استثنا باشند و قفل نشوند، کافیست بر روی سلول مورد نظر کلیک راست نموده و گزینه Format Cells را انتخاب کنید، در پنجره Format Cells و در تب Protection تیک گزینه Locked را بردارید، در این صورت پس از قفل شدن شیت، این سلول قفل نمیشود و قابل ویرایش خواهد بود.

قفل کردن کامنت ها

به صورت پیشفرض در صورت قفل بودن شیت، کاربران قادر به پاک کردن کامنت ها نیستند و حتی کاربران در این حالت قادر به تغییر دادن متن کامنت نیز نیستند. قبل انجام عملیات محافظت از Worksheet ها در اکسل بر روی سلولی که دارای کامنت میباشد کلیک راست نموده و گزینه Edit Comment را انتخاب نمایید. سپس بر روی حاشیه کادر کامنت مورد نظر کلیک راست نموده و گزینه Format Comment را انتخاب کنید، پس از انجام اینکار پنجره Format Comment باز میشود.

در تب Format Comment وارد تب Protection شوید. اگر تیک گزینه Locked را بردارید، پس از قفل کردن شیت کاربر میتواند کامنت را پاک کند، اگر تیک گزینه Lock Text را بردارید پس از قفل شدن شیت کاربر میتواند متن کامنت را ویرایش نماید. اگر هر دو تیک وجود داشته باشند، در حالت قفل بودن شیت کاربر نمیتواند کامنتی را پاک کند و یا متن آن را ویرایش نماید.